Indemniser les déplacements d’un travailleur utilisant sa voiture personnelle est une question fréquente pour les employeurs en Belgique. Entre obligations légales, conventions collectives et règles fiscales, il est essentiel de savoir dans quels cas l’employeur doit indemniser les déplacements et selon quels montants. Cet article détaille les aspects clés à respecter en 2025 pour appliquer une politique cohérente et conforme.
1. Indemniser les déplacements professionnels est-il obligatoire ?
Lorsqu’un salarié effectue des visites chez des clients, des formations ou des missions sur le terrain, ces trajets sont considérés comme des déplacements de service. La loi n’impose pas d’indemniser les déplacements dans ce cadre. Toutefois, accorder une indemnité reste avantageux, puisqu’il s’agit d’un remboursement net exempt de cotisations sociales et d’impôts. Indemniser les déplacements permet donc de compenser les frais du travailleur sans alourdir les charges de l’employeur.
2. Les CCT qui obligent à indemniser les déplacements
Même si la loi est souple, certaines conventions collectives de travail (CCT) imposent d’indemniser les déplacements. C’est le cas notamment dans la construction (CP 124) ou dans quelques secteurs sociaux. Dans ces secteurs, l’employeur doit indemniser non seulement les déplacements professionnels mais aussi les trajets domicile-lieu de travail réalisés avec la voiture personnelle.
Il faut également garder à l’esprit qu’un usage d’entreprise installé ne peut pas être interrompu du jour au lendemain, ce qui renforce l’importance d’une politique claire.
3. Indemniser les déplacements domicile-lieu de travail
Beaucoup confondent déplacements professionnels et trajets domicile-lieu de travail. Ces derniers peuvent être soumis à des règles sectorielles précises. En CP 200, par exemple, l’employeur doit indemniser les déplacements domicile-lieu de travail si le travailleur gagne moins de 34 654 euros bruts par an en 2025. Au-delà de ce plafond, l’indemnisation n’est plus obligatoire. Pour indemniser les déplacements, il est donc essentiel de vérifier les règles applicables dans la commission paritaire concernée.
4. Plafonds ONSS et fiscaux pour indemniser les déplacements
Un employeur ne peut pas indemniser les déplacements avec une voiture personnelle comme il le souhaite. Il doit en effet respect les plafonds kilométriques fixés par l’ONSS et l’administration fiscale. Dans le cas où le montant versé dépasserait ce plafond, il sera tenu de prouver que ses dépenses réelles sont plus élevées.
Deux systèmes coexistent :
- Un montant annuel fixe, par exemple 0,4449 euro par km pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026.
Un montant révisé chaque trimestre, comme 0,4309 euro par km pour le troisième trimestre 2025.
Le fisc limite par ailleurs l’indemnisation à 24 000 km par an, même si cette limite est parfois contestée.
5. Choisir le bon système pour indemniser les déplacements
Les employeurs de certains secteurs, comme ceux de la santé et du bien-être, doivent obligatoirement appliquer le plafond annuel. La majorité des commissions paritaires ne prévoient cependant aucune obligation. L’employeur peut donc choisir le système qui lui convient le mieux. S’il décide d’indemniser les déplacements en appliquant le montant annuel, il devra le respecter pendant un an complet. Le choix final doit prendre en compte les obligations sectorielles, les pratiques internes et les besoins réels des travailleurs.
Conclusion
Indemniser les déplacements est une démarche encadrée mais flexible en Belgique. Même si l’obligation n’existe pas dans tous les cas, les employeurs ont tout intérêt à adopter une politique d’indemnisation claire pour compenser les frais des travailleurs et rester conformes aux règles sociales et fiscales. Vérifier les plafonds ONSS, connaître les obligations sectorielles et choisir un système cohérent permettent d’indemniser les déplacements de manière sécurisée, efficace et adaptée aux réalités professionnelles actuelles.
